Ehrenamtssoftware auswählen. 12 Fragen, bevor Sie etwas kaufen.

Warum werden neue Plattformen im Ehrenamt oft nicht genutzt?

Selten wegen der Technik. Unsere Forschung an der Universität zu Köln zeigt vier Muster, die sich gegenseitig verstärken.

1. Die alten Kanäle bleiben. WhatsApp-Gruppen, E-Mail und Tabellen tragen die Koordination. Neue Werkzeuge verdrängen sie nicht, die alten Kanäle kommen zurück.
2. Mehr Abstimmung statt weniger. Eine Plattform als Zwischenschicht erzeugt eigene Rückfragen. Der Aufwand kann steigen statt sinken.
3. Niemand hat Zeit für die Pflege. Die Pflege konkurriert direkt mit der Arbeit für Menschen.
4. Bindung zählt mehr als Reichweite. Plattformen sind auf neue Leute gebaut. Die größere Sorge ist meist, verlässliche Leute zu halten.

Die vier Hürden im Detail →

Welche 6 Fragen stellen Sie Ihrem eigenen Haus?

1. Wo läuft die Koordination heute wirklich? Schauen Sie in Gruppenchats, Tabellen und Postfächer, nicht ins Organigramm.
2. Welches Problem soll zuerst verschwinden? Ein konkretes. Zum Beispiel Stundenzettel, die am Monatsende abgetippt werden.
3. Wer betreibt die Lösung nach dem Start? Mit Namen und mit Stunden pro Woche.
4. Wer muss zustimmen? Geschäftsführung, Datenschutz, Mitarbeitervertretung und Koordination.
5. Was soll die neue Lösung ersetzen? Wenn nichts wegfällt, kommt nur Arbeit dazu.
6. Woran merken Sie nach drei Monaten, dass es wirkt? Zum Beispiel weniger Rückfragen, keine Zettel mehr, verlässlich besetzte Einsätze.

Welche 6 Fragen stellen Sie jedem Anbieter?

7. Wo liegen die Daten? Und bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
8. Brauchen Ehrenamtliche ein eigenes Konto oder eine App? Und was ist mit Menschen ohne Smartphone?
9. Wie kommen Stunden und Nachweise zur Personalabteilung? Ohne dass jemand abtippt. Was dafür nötig ist →
10. Wie fügt sich die Lösung in das ein, was wir schon nutzen? Fachsoftware, Dienstplan und Kalender.
11. Wie viel Pflege braucht die Lösung pro Woche? Und wer übernimmt sie?
12. Wie kommen wir wieder heraus? Können wir alle Daten in einem gängigen Format mitnehmen?

Woran erkennen Sie Warnzeichen im Angebot?

• Viele Funktionen, aber keine Antwort darauf, wer die Lösung betreibt
• Alle Ehrenamtlichen sollen sich zuerst registrieren
• Erfolg wird an neuen Anmeldungen gemessen, nicht an besetzten Einsätzen
• Ein Test mit einer kleinen Gruppe ist nicht vorgesehen
• Keine klare Aussage zu Datenort und Auftragsverarbeitung

Wann sollten Sie gar nichts kaufen?

Wenn niemand Zeit hat, die Lösung zu betreiben. Wenn Sie das erste Problem nicht in einem Satz nennen können. Wenn die Koordination bei der Auswahl nicht dabei war. Dann hilft zuerst Aufräumen. Oft reicht ein besserer Ablauf mit den Werkzeugen, die Sie schon haben.

Wie sieht ein guter erster Test aus?

Eine Gruppe von fünf bis zehn Ehrenamtlichen. Ein Problem. Ein Monat. Eine Person, die zuständig ist. Legen Sie vorher fest, woran Sie Erfolg messen. Danach entscheiden Sie, ob Sie ausweiten.

Häufige Fragen