Ratgeber für Geschäftsführung und Leitung

Ehrenamtsstunden erfassen ohne Papierzettel. Was Träger belegen müssen.

Kurz gesagt

Zahlt Ihr Träger Ehrenamtlichen eine Aufwandsentschädigung, sind seit 2026 bis zu 960 Euro im Jahr steuerfrei. Damit das hält, müssen Sie zwei Dinge belegen können. Die Tätigkeit ist nebenberuflich, und der Freibetrag wird nicht doppelt genutzt. Stundenzettel auf Papier erfüllen das, kosten aber jeden Monat Zeit in Koordination und Personalabteilung.

Wladimir Nikhamkin, Founder akoot · Stand 6. November 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Was hat sich 2026 bei der Ehrenamtspauschale geändert?

Der Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG ist von 840 auf 960 Euro im Jahr gestiegen. Grundlage ist das Steueränderungsgesetz 2025. Der Betrag gilt pro Person und pro Jahr. Er wird nur einmal gewährt, auch wenn jemand mehrere begünstigte Tätigkeiten ausübt.

Was muss ein Träger belegen können?

Die Tätigkeit ist nebenberuflich. Das ist sie, wenn sie im Jahr nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitstelle ausmacht. Erfasste Stunden machen das nachvollziehbar.
Der Freibetrag wird nicht doppelt genutzt. Die Ehrenamtlichen bestätigen schriftlich, dass sie ihn nicht schon in einem anderen Engagement nutzen. Die Bestätigung gehört zu den Lohnunterlagen.
Für dieselbe Tätigkeit gibt es keine zweite Befreiung. Wer dafür schon die Übungsleiterpauschale bekommt, kann die Ehrenamtspauschale nicht zusätzlich nutzen.

Eine bestimmte Form für Stundenzettel schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, dass Sie die Angaben im Zweifel vorlegen können. Klären Sie Einzelfragen mit Ihrer Steuerberatung.

Wie läuft es in vielen Trägern heute?

Ehrenamtliche schreiben ihre Stunden auf Papier. Einmal im Monat gehen die Zettel zur Personalabteilung. Dort tippt jemand sie ab, fragt bei Unklarheiten nach und zahlt dann aus. In der Fachsoftware haben Ehrenamtliche oft keinen Zugang, weil jeder Zugang eine eigene Lizenz braucht. So wandert dieselbe Angabe durch drei bis vier Hände.

Welche Wege gibt es, Ehrenamtsstunden zu erfassen?

Papierzettel. Einfach für alle, auch ohne Smartphone. Dafür Abtippen, Rückfragen und Zettel, die fehlen.
Tabelle per Mail. Schnell eingeführt. Dafür viele Versionen und Daten in Postfächern.
Zugang in der Fachsoftware. Alles an einem Ort. Dafür Lizenzen pro Person und Schulung für Menschen, die nur wenige Stunden im Monat da sind.
Eintragen per Link. Ohne Konto und ohne App, die Stunden landen gesammelt bei der Personalabteilung. Wer kein Smartphone hat, nutzt ein Gerät am Empfang oder die Koordination trägt ein. Dafür braucht es eine saubere Einrichtung und eine Freigabe durch den Datenschutz.

Ist Ihr Nachweis prüfungsfest? Eine Checkliste

Für jede Person mit Pauschale liegt die schriftliche Bestätigung vor
Stunden und Tätigkeit sind je Monat erfasst
Die Summe im Jahr bleibt unter 960 Euro oder der Rest wird korrekt behandelt
Keine Doppelung mit der Übungsleiterpauschale für dieselbe Tätigkeit
Die Koordination gibt die Stunden frei, bevor ausgezahlt wird
Die Unterlagen sind auffindbar, auch wenn die zuständige Person wechselt

Was Sie diese Woche tun können

Fragen Sie Ihre Personalabteilung, wie lange die Ehrenamtsstunden im letzten Monat gedauert haben, vom ersten Zettel bis zur Auszahlung. Und wie viele Rückfragen es gab.

Was braucht die Personalabteilung am Monatsende?

Name, Zeitraum, Stunden, Tätigkeit und Betrag. Dazu den Hinweis, dass die Bestätigung vorliegt, und die Freigabe der Koordination. Kommen diese Angaben gesammelt und vollständig an, entfällt das Abtippen.

Häufige Fragen

Müssen wir Stunden erfassen, wenn wir keine Pauschale zahlen?

Für die Steuer nicht. Viele Träger tun es trotzdem, für Ehrenamtsbescheinigungen und für Berichte an Vorstand und Förderer.

Was ist mit Ehrenamtlichen ohne Smartphone?

Sie tragen am Gerät am Empfang ein, oder die Koordination trägt für sie ein. Papier bleibt als Ausnahme möglich.

Wer gibt die Stunden frei?

Am besten die Koordination, weil sie die Einsätze kennt. Die Personalabteilung zahlt erst nach der Freigabe aus.

Wie hoch ist die Ehrenamtspauschale 2026?

960 Euro im Jahr nach § 3 Nr. 26a EStG. Bis 2025 waren es 840 Euro.

Quellen

Ihre Stunden laufen noch über Papier?

Im Ehrenamts-Check schauen wir, wo es bei Ihnen hakt. Die Stunden sind oft das erste Problem, das wir gleich mitlösen.

Erstgespräch buchen 12 Fragen vor dem Kauf